REGISTRO AUTOMÁTICO

RETO

¿Cómo podríamos unificar la toma y gestión de datos en las inscripciones de las actividades del Área de Juventud del Ayuntamiento de Boadilla del Monte con todas las garantías y exigencias municipales?

SUBRETOS

• ¿Cómo agilizar el sistema de registro y rescate de datos?

• ¿Cómo sincronizar los datos con las bases de datos de otras áreas?

• ¿Cómo podemos proteger los derechos y la privacidad de los usuarios, teniendo en cuenta que son menores de edad?

• ¿Cómo recoger feedback para adaptar la oferta?

CONTEXTO

El Ayuntamiento de Boadilla del Monte tiene dificultades para recoger y unificar la información y datos personales de los participantes para las inscripciones de las actividades juveniles. Los procesos de inscripción han pasado de ser únicamente presenciales, a poder realizarse a través de la sede electrónica, de plataformas web o, incluso, de manera informal mediante teléfono o WhatsApp con los corresponsales del Área de Juventud. Sin embargo, desde la pandemia se ha reducido considerablemente la participación de los jóvenes en las actividades ofertadas por el Ayuntamiento, y la información sobre las inscripciones llega de forma dispersa a los trabajadores municipales, que ven su trabajo duplicado. ¿Cómo podría la tecnología hacer más accesible los procesos de inscripción y unificar los datos que se obtienen de ellos?

Una de las principales problemáticas radica en la multiplicidad de canales a través de los cuales los jóvenes pueden apuntarse a las actividades. Además de esto, hay una falta de definición de criterios comunes en la recogida y tratamiento de los datos, puesto que no se requieren siempre los mismos para todas las actividades, algunos están incompletos o no se sincronizan con otras bases de datos del Ayuntamiento. A su vez, se suma la ausencia de retroalimentación, que permitiría las actividades ofrecidas según las expectativas y necesidades de los jóvenes. Como consecuencia, el Área de Juventud se ve afectada por falta de participación, motivación y control interno de la situación, provocando la toma inmediata —y, a veces, ineficaz— de decisiones para afrontar los problemas.

¿Podría una nueva herramienta organizar, gestionar y agilizar los procesos de inscripción y accesibilidad? ¿Podría esta herramienta recoger toda la información y unificarla en una base de datos común y compatible con el resto de las bases de datos del ayuntamiento? ¿Mejoraría, además, la operativa interna de las y los trabajadores del ayuntamiento y aumentaría la participación juvenil?¿Cómo podríamos mejorar la recogida de feedback de los jóvenes?

OBJETIVOS

Buscamos soluciones que al menos cumplan uno de estos objetivos:

• Fomentar la participación en las actividades del Ayuntamiento al agilizar el proceso de inscripción.

• Optimizar el trabajo administrativo mediante la unificación de datos para todas las actividades.

• Diseñar y establecer un sistema de retroalimentación para adaptar continuamente la oferta de actividades a las expectativas y necesidades de los jóvenes.

• Obtener una herramienta que se adapte a cada actividad y a las necesidades específicas de información y datos de los participantes.

• Proteger los datos recogidos en cada una de las inscripciones.

• Actualizar con más regularidad los datos sin la necesidad de repetir los procesos de inscripción completos.

QUÉ BUSCAMOS  

• Una solución que permita la interoperabilidad y el volcado automático de datos a otras bases de datos del ayuntamiento.

• Una herramienta accesible y adaptada a todo tipo de públicos.

• Una solución que pueda pilotarse en cuatro meses.

A QUÉ ACCEDES

Piloto remunerado con un máximo de 15.000 euros, que se desarrollará en un tiempo límite de 4 meses, con el Ayuntamiento de Boadilla del Monte. El piloto podrá cubrir la totalidad o parcialmente los objetivos dispuestos en este reto, en función del tipo de solución.